Como estruturar um contrato de fornecimento?

Confira o que não pode faltar na hora de criar esse documento tão importante. 

O fornecedor é um parceiro direto da sua empresa; é ele que fornece determinados produtos ou serviços essenciais para as atividades da sua startup. Caso o fluxo com fornecedores não esteja integralizado com a atividade da sua empresa ou caso um fornecedor falte com as suas obrigações, os resultados podem ser desastrosos para o seu negócio.

Justamente por isso, estabelecer um contrato de fornecedores claro e direto garante que ambas as partes mantenham uma relação saudável e duradoura.

A característica mais importante desse tipo de contrato é a continuidade da relação entre as empresas por um período estabelecido. Isso é fundamental para que a empresa contratante possa garantir que o fornecimento não seja interrompido, seguindo os padrões preestabelecidos entre as partes. 

Confira abaixo nosso checklist com elementos fundamentais para o seu contrato com fornecedores: 

Homologação de fornecedores 

Um processo de gestão de fornecedores mais robusto pode garantir mais qualidade e eficiência nos resultados da sua empresa. Para isso, precisamos de uma etapa anterior à assinatura do contrato. 

A homologação de fornecedores é o processo que valida a empresa candidata a fornecedora por suas capacidades econômicas, fiscais, produtivas e legais de manter o acordo estabelecido. Isso evita que ocorram situações de fraude no fornecimento, por exemplo.  

Nessa etapa, geralmente desenvolvem-se atividades como a verificação da empresa na internet, a sua operação física, a checagem com órgãos fiscais e governamentais, entre outras ações.

Direitos e deveres das duas partes 

Definir previamente os direitos e deveres de uma relação empresarial é etapa essencial de todo e qualquer contrato. E, no caso de contratos de fornecimento, além da definição da entrega do produto ou do serviço contratado, devem ser indicadas também as condições ideais em que o produto ou serviço será entregue. 

Uma questão extremamente importante é o estabelecimento de um prazo de duração dos  contrato. Ou seja, a vigência dessa relação entre as duas empresas. 

Outros itens essenciais a serem incluídos são:

• Quando, onde e como os produtos e/ou serviços serão desenvolvidos ou entregues.
• Quem (cargo ou setor da empresa) será o responsável por avaliar o produto e/ou serviço.
• Formas e prazos de pagamento.
• Questões de propriedade intelectual e confidencialidade.

Perdas e danos – Multas e sanções

Como a entrega de um fornecedor é parte fundamental do funcionamento da empresa contratante, caso haja inadimplência ou abandono de sua parte, as atividades da empresa poderão sofrer altos danos. Por isso, no contrato deve ser exigido não apenas um retorno financeiro pelos produtos ou serviços não entregues, mas também um ressarcimento pelas perdas e danos caso ocorra algum problema no desenvolvimento das atividades previstas no contrato.

A multa deve ser proporcional ao escopo do contrato, de modo a garantir a equidade na relação entre as partes, bem como o comprometimento destas, dado que uma relação contratual funciona baseando-se na lei criada entre as partes.

Da mesma forma, o contrato deve prever uma punição ao contratante que não pagar o fornecedor como combinado, definindo claramente os direitos e deveres de ambas as partes.

E quando o contrato chegar ao fim?  

É preciso atentar-se ao período de encerramento do contrato para definir antecipadamente a estratégia comercial e jurídica para, assim, terminar ou renovar o vínculo. Desse modo, as chances de que a transição seja eficiente e tranquila aumentam, e a sua empresa mitiga o risco de que seus clientes sejam afetados pela renovação ou troca de fornecedores.

Na hora de encerrar ou renovar o seu contrato, não se esqueça de anexar o antigo documento. Armazene-o com as devidas assinaturas, deixando-o sempre à mão caso uma futura discussão  inesperada sobre este caso aconteça.

Na hora de formular diversos tipos de contratos para a sua empresa, incluindo os de fornecedores, conte com a experiência do Sztartup Desk.